Zásady ochrany osobních údajů
Jaké osobní údaje zpracováváme na webu kontoa.cz a v aplikaci Kontoa, proč a jak dlouho, a jaká máte práva. Platné od 14. 10. 2026.
1. Správce
Správcem osobních údajů je Flexisoftware s.r.o., IČO 05040825, DIČ CZ05040825, se sídlem Ondřejov 7, 393 01 Pelhřimov, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 24873 (dále jen „my“ nebo „provozovatel“). Ve všech otázkách ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu info@kontoa.cz nebo na adrese sídla.
2. Kdy jsme správce a kdy zpracovatel
Jsme správce údajů o návštěvnících webu, o lidech, kteří nám napíší, a o uživatelích aplikace a jejich účtech.
Jsme zpracovatel údajů, které firmy v aplikaci vedou o svých odběratelích, dodavatelích a zaměstnancích (například jména, adresy, IČO, e-maily, údaje na dokladech, platby a mzdové údaje). Za takové údaje odpovídá jako správce firma, která aplikaci používá; zpracováváme je jen podle jejích pokynů a pro poskytování služby. Pokud chcete uplatnit svá práva k těmto údajům, obraťte se prosím přímo na danou firmu, pomůžeme jí žádost vyřídit.
3. Jaké údaje zpracováváme a proč
| Komu se týká / jaké údaje | Účel a právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|
| Kontaktní formulář na webu, jméno, firma, e-mail, telefon, text zprávy, IP adresa a čas odeslání | Vyřízení dotazu (oprávněný zájem, případně jednání o smlouvě); IP adresa a čas slouží k ochraně formuláře před zneužitím (oprávněný zájem). | Po dobu vyřízení dotazu a poté nejdéle 3 roky. |
| Uživatelé aplikace, e-mail, jméno, heslo (jen v nevratně zahashované podobě) | Vytvoření a správa účtu, přihlášení a poskytování služby (plnění smlouvy). | Po dobu trvání účtu a do 90 dnů po jeho zrušení. |
| Údaje o firmě zákazníka, název, IČO, DIČ, adresa, kontaktní a fakturační údaje | Poskytování a vyúčtování služby (plnění smlouvy). Údaje o firmě podle IČO doplňujeme z veřejného registru ARES. | Po dobu trvání účtu a do 90 dnů po jeho zrušení. |
| Provozní záznamy, IP adresa, čas a druh požadavku, chybová hlášení, záznamy volání API | Zabezpečení služby, odhalování zneužití a řešení chyb (oprávněný zájem). | Zpravidla nejdéle 90 dnů, auditní záznamy po dobu trvání účtu. |
| Fakturační údaje placených tarifů | Vystavení daňových dokladů a vedení účetnictví (plnění právní povinnosti). | Po dobu stanovenou zákony o účetnictví a DPH, zpravidla 10 let. |
| E-mailová komunikace o službě, důležité změny služby a podmínek, vyúčtování | Provoz služby (plnění smlouvy, oprávněný zájem). Obchodní sdělení zasíláme jen se souhlasem nebo stávajícím zákazníkům s možností je kdykoli odmítnout. | Po dobu trvání účtu. |
4. Komu údaje předáváme
Osobní údaje neprodáváme. Předáváme je jen v nezbytném rozsahu prověřeným zpracovatelům, kteří nám pomáhají službu provozovat:
- poskytovateli serverové infrastruktury a zálohování v Evropské unii,
- poskytovateli rozesílání e-mailů (systémová upozornění, faktury),
- poskytovateli platební brány GOPAY s.r.o., při platbě dokladu kartou; údaje o platební kartě zadává plátce přímo do platební brány a my k nim nemáme přístup,
- poskytovateli odesílání SMS zpráv, jen při odeslání SMS zákazníkům uživatele (telefonní číslo a text zprávy),
- bance, jejíž účet si firma v aplikaci napojí, pro načtení plateb k párování s doklady,
- poskytovateli umělé inteligence, jen když firma v aplikaci použije funkce vytěžování přijatých dokladů, a jen data potřebná pro daný požadavek; nepoužívají se k trénování modelů,
- účetní a daňovému poradci (fakturační údaje),
- orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
Pokud by některý zpracovatel zpracovával údaje mimo EU/EHP, děje se tak jen při splnění podmínek GDPR (rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky).
5. Cookies a měření návštěvnosti
Web používá nezbytné cookies pro svou funkci (například ochranu formuláře). Měření návštěvnosti a další volitelné cookies používáme jen s vaším souhlasem, který udělíte nebo odmítnete v liště cookies a kdykoli změníte. Aplikace používá jen cookies nezbytné pro přihlášení a bezpečnost.
6. Zabezpečení
Komunikace s webem i aplikací je šifrovaná (HTTPS). Hesla ukládáme jen v nevratně zahashované podobě, nahrané doklady jsou uložené mimo veřejný web a přístupné jen přihlášeným uživatelům, volání API se zaznamenávají. Data pravidelně zálohujeme.
7. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Souhlas můžete kdykoli odvolat. Žádost pošlete na info@kontoa.cz; vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
Pokud se domníváte, že údaje zpracováváme v rozporu s předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).
8. Závěrečné informace
Tyto zásady můžeme aktualizovat, například při změně služby nebo předpisů. Aktuální znění je vždy na této stránce; o podstatných změnách informujeme uživatele aplikace e-mailem.
